پیش‌نویس‌تان را به مخاطبی متفاوت بسپارید: گوش‌هایتان
گزارش پیشرفت یک پروژه را آن‌قدر بازخوانی کرده‌اید که تک‌تک جمله‌هایش آشنا به نظر می‌رسند. پیش از ارسال، این بار شنیدن واژه‌ها را امتحان کنید. وقتی هنگام خواندن در سکوت، جاهای خالی را در ذهنتان پر نمی‌کنید، ممکن است متوجه شدن یک عبارت تکراری، تغییر ناگهانی موضوع یا جمله‌ای که دیر به اصل مطلب می‌رسد آسان‌تر باشد.
این راه دیگری برای بازبینی نوشته است، نه تضمینی برای پیدا کردن همهٔ اشتباه‌ها. تصمیم‌های ویرایشی همچنان با شماست. Read Aloud می‌تواند پیش‌نویس واردشده را در iPhone با صدای بلند بخواند؛ این برنامه جای بررسی املا، راستی‌آزمایی اطلاعات یا بازبینی دیداری نهایی را نمی‌گیرد.
۱. پیش‌نویس کوتاهی انتخاب کنید که اجازهٔ وارد کردنش را دارید
با یک متن کوتاه شروع کنید: مقدمهٔ خبرنامه، اطلاعیهٔ یک رویداد یا گزارشی از پیشرفت پروژه. نسخهٔ اصلی و قابل‌ویرایش را در همان برنامه‌ای نگه دارید که متن را در آن نوشته‌اید. یک نسخه با یکی از قالب‌های پشتیبانی‌شدهٔ DOCX، TXT یا PDF خروجی بگیرید و سپس آن را وارد Read Aloud کنید.
برای اولین بار از پیش‌نویسی استفاده کنید که اطلاعات محرمانه ندارد. بعضی قابلیت‌ها ممکن است شامل پردازش در سرور باشند؛ بنابراین پیش از وارد کردن مطالب خصوصی یا محتوای مربوط به مشتریان، سیاست حفظ حریم خصوصی و مقررات محل کارتان را بررسی کنید. فرض نکنید همهٔ سندها به‌طور کامل روی دستگاه شما پردازش می‌شوند.
۲. مطمئن شوید متن درست را می‌شنوید
پیش از قضاوت دربارهٔ نوشته، متن واردشده را با نسخهٔ اصلی مقایسه کنید. آیا پاراگراف‌ها به ترتیب درست آمده‌اند؟ آیا عنوان، پابرگ یا شمارهٔ صفحه وارد یک جمله شده است؟ مکثی عجیب یا عبارتی جاافتاده ممکن است ناشی از استخراج متن باشد، نه ایرادی در پیش‌نویس شما.
اگر صفحه‌آرایی PDF باعث ترتیب خواندن گیج‌کننده‌ای شده است، نسخهٔ ساده‌تری با قالب DOCX یا TXT را امتحان کنید. نام‌ها، عددها و مخفف‌ها را با اصل متن تطبیق دهید: تلفظ غیرمعمول به‌تنهایی به این معنی نیست که املای واژه اشتباه است.
۳. یک بار برای درک معنی گوش بدهید
یکی از صداهای موجود و سرعتی راحت را انتخاب کنید. این بار طوری گوش بدهید که انگار پیام را برای نخستین بار دریافت می‌کنید. سه پرسش مطرح کنید: نکتهٔ اصلی چیست؟ چه اطلاعات زمینه‌ای کم است؟ خواننده باید در ادامه چه کاری انجام دهد، اگر اصلاً کاری از او خواسته شده است؟
هرجا چیزی نامفهوم به نظر رسید، پخش را متوقف کنید و در برنامهٔ یادداشتی که معمولاً استفاده می‌کنید، یادداشت کوتاهی بنویسید. برای مثال: «پاراگراف دوم: توضیح بده مهلت مربوط به چه کاری است.» لازم نیست هنگام گوش دادن همهٔ جمله‌ها را بازنویسی کنید. ابتدا مشخص کنید خواننده در کجا ممکن است رشتهٔ مطلب را گم کند.
۴. دوباره گوش بدهید و جمله‌های نیازمند اصلاح را پیدا کنید
حالا روی بخش‌هایی تمرکز کنید که علامت زده‌اید. به واژه‌های تکراری، مقدمه‌چینی‌های طولانی و ضمیرهایی که مرجع روشنی ندارند توجه کنید. هدف حذف همهٔ تکرارها یا کوتاه کردن همهٔ جمله‌ها نیست. تکرار را اگر به تأکید کمک می‌کند نگه دارید؛ اگر اصل مطلب را مبهم می‌کند، تغییرش دهید.
برای مثال، جملهٔ «طرح را با تیم بررسی می‌کنیم و آن‌ها وقتی آماده شد آن را می‌فرستند» چند پرسش را بی‌پاسخ می‌گذارد. چه کسی، چه چیزی را و چه زمانی می‌فرستد؟ بازنویسی‌ای مانند «پس از بررسی روز سه‌شنبه، مایا طرح نهایی را برای تیم ایمیل می‌کند» اقدام را روشن می‌کند. فقط از جزئیاتی استفاده کنید که دربارهٔ پیام شما درست هستند.
اگر دنبال کردن متن هنگام پخش به پیدا کردن یک بخش کمک می‌کند، این کار را انجام دهید. اصلاحات اصلی را در نسخهٔ اولیه و در برنامه‌ای انجام دهید که متن را در آن نوشته‌اید. سپس اگر می‌خواهید نسخهٔ ویرایش‌شده را بشنوید، یک نسخهٔ تازه وارد کنید.
۵. بازبینی را با چشم‌هایتان تمام کنید
گوش دادن فقط یکی از مراحل بازبینی است. پیش از ارسال، گیرنده، تاریخ‌ها، پیوندها، مبلغ‌ها، املا و قالب‌بندی را در نسخهٔ اصلی بررسی کنید. جدول‌ها، نمودارها و دیگر اطلاعاتی را که معنی‌شان به چیدمان صفحه وابسته است مرور کنید. نقل‌قول‌ها را با منبعشان تطبیق دهید.
معیار ساده‌ای برای پایان کار وجود دارد: نکتهٔ اصلی روشن است، اقدام بعدی در صورت نیاز صریح بیان شده و جزئیات بررسی شده‌اند. هدف شما اجرای بی‌نقص یک صدای مصنوعی نیست. می‌خواهید تصمیم بگیرید آیا واژه‌هایتان همان چیزی را بیان می‌کنند که قصد داشته‌اید.
بازبینی شنیداری را با Read Aloud امتحان کنید
Read Aloud برنامه‌ای اشتراکی است. پیش از تهیهٔ اشتراک، قابلیت Try It First امکان شنیدن محتوای نمونهٔ آماده را می‌دهد؛ برای وارد کردن و شنیدن پیش‌نویس‌های خودتان به اشتراک فعال نیاز دارید. پیش از خرید، قیمت فعلی و شرایط اشتراک را در App Store منطقهٔ خود بررسی کنید.
نمونهٔ آماده را امتحان کنید تا ببینید این تجربهٔ شنیدن برایتان مناسب است یا نه. اگر تصمیم گرفتید اشتراک تهیه کنید، با یک پیش‌نویس کوتاه و پنج مرحلهٔ بالا شروع کنید. نسخهٔ اصلی را نگه دارید، با دقت گوش بدهید، سنجیده ویرایش کنید و پیش از زدن دکمهٔ ارسال، بازبینی دیداری نهایی را انجام دهید.