તમારા મુસદ્દાને આ વખતે કાનથી તપાસો
પ્રોજેક્ટની પ્રગતિનું લખાણ વારંવાર વાંચ્યા પછી દરેક વાક્ય જાણીતું લાગવા માંડે છે. મોકલતા પહેલાં એ શબ્દો સાંભળી જુઓ. જ્યારે તમે મનમાં ને મનમાં ખૂટતી કડીઓ જોડી રહ્યા ન હો, ત્યારે પુનરાવર્તિત શબ્દસમૂહ, વિષયમાં અચાનક ફેરફાર કે મુખ્ય મુદ્દે પહોંચવામાં બહુ સમય લેતું વાક્ય વધુ સરળતાથી ધ્યાનમાં આવી શકે છે.
તમારા લખાણની સમીક્ષા કરવાની આ બીજી એક રીત છે, દરેક ભૂલ પકડી પાડવાનું વચન નથી. સંપાદનના નિર્ણયો તમે જ લો છો. Read Aloud તમારા iPhone પર ઇમ્પોર્ટ કરેલા મુસદ્દાને બોલીને સંભળાવી શકે છે; તે જોડણીની તપાસ, હકીકતોની ચકાસણી કે છેલ્લે આંખે જોઈને કરાતી સમીક્ષાનું સ્થાન લેતું નથી.
1. ઇમ્પોર્ટ કરવાની પરવાનગી હોય એવો નાનો મુસદ્દો પસંદ કરો
નાના લખાણથી શરૂ કરો: ન્યૂઝલેટરની પ્રસ્તાવના, કાર્યક્રમની જાહેરાત કે પ્રોજેક્ટની પ્રગતિની જાણકારી. ફેરફાર કરી શકાય એવી મૂળ નકલ તમે જે ઍપમાં લખ્યું હોય તેમાં જ રાખો. સમર્થિત DOCX, TXT અથવા PDF ફાઇલ તરીકે એક નકલ એક્સપોર્ટ કરો, પછી એ નકલ Read Aloud માં ઇમ્પોર્ટ કરો.
પ્રથમ પ્રયાસ માટે ગોપનીય ન હોય એવો મુસદ્દો વાપરો. કેટલીક સુવિધાઓમાં બૅકએન્ડ પર પ્રક્રિયા થઈ શકે છે, તેથી ખાનગી કે ક્લાયન્ટની સામગ્રી ઇમ્પોર્ટ કરતાં પહેલાં ગોપનીયતા નીતિ અને કાર્યસ્થળના નિયમો તપાસો. દરેક દસ્તાવેજની સંપૂર્ણ પ્રક્રિયા તમારા ઉપકરણ પર જ થાય છે એવું માની ન લો.
2. તમે સાચું લખાણ સાંભળી રહ્યા છો તેની ખાતરી કરો
લખાણનું મૂલ્યાંકન કરતાં પહેલાં ઇમ્પોર્ટ કરેલા લખાણને મૂળ નકલ સાથે સરખાવો. ફકરા યોગ્ય ક્રમમાં છે? કોઈ મથાળું, પાનાના તળિયેનું લખાણ કે પૃષ્ઠ નંબર વાક્યમાં આવી ગયો છે? વિચિત્ર વિરામ કે ખૂટતો શબ્દસમૂહ તમારા મુસદ્દાને કારણે નહીં, પરંતુ ફાઇલમાંથી લખાણ કાઢવાની પ્રક્રિયાને કારણે હોઈ શકે છે.
PDF ની ગોઠવણીને કારણે વાંચવાનો ક્રમ ગૂંચવાતો હોય, તો વધુ સરળ DOCX અથવા TXT નકલ અજમાવો. નામ, સંખ્યાઓ અને સંક્ષિપ્ત રૂપો મૂળ નકલ સાથે તપાસો: માત્ર અસામાન્ય ઉચ્ચાર સંભળાય એટલે જોડણી ખોટી છે એવું નથી.
3. પહેલી વાર અર્થ સમજવા માટે સાંભળો
ઉપલબ્ધ અવાજોમાંથી એક પસંદ કરો અને અનુકૂળ ગતિ રાખો. આ વખતે એવું માનીને સાંભળો કે તમને આ સંદેશ પહેલી વાર મળ્યો છે. ત્રણ પ્રશ્ન પૂછો: મુખ્ય મુદ્દો શું છે? પૃષ્ઠભૂમિની કઈ માહિતી ખૂટે છે? વાચકે હવે કંઈ કરવાનું છે, અને હોય તો શું?
કંઈક અસ્પષ્ટ લાગે ત્યારે રોકો અને તમે સામાન્ય રીતે વાપરતા નોટ્સ ઍપમાં ટૂંકી નોંધ કરો. ઉદાહરણ તરીકે: ‘બીજો ફકરો: અંતિમ તારીખ કયા કામ માટે છે તે સમજાવો.’ સાંભળતી વખતે દરેક વાક્ય ફરી લખવું જરૂરી નથી. પહેલાં ઓળખો કે વાચક ક્યાં વાતનો દોર ગુમાવી શકે છે.
4. જે વાક્યમાં સુધારો જરૂરી છે તેને ફરી સાંભળો
હવે તમે ચિહ્નિત કરેલા ભાગો પર ધ્યાન આપો. વારંવાર આવતા શબ્દો, મુખ્ય મુદ્દા પહેલાંની લાંબી પ્રસ્તાવના અને કોના માટે વપરાયા છે તે સ્પષ્ટ ન હોય એવા સર્વનામો પર ધ્યાન આપીને સાંભળો. દરેક પુનરાવર્તન દૂર કરવું કે દરેક વાક્ય ટૂંકું કરવું એ હેતુ નથી. પુનરાવર્તનથી ભાર વધતો હોય ત્યાં તેને રાખો; મુદ્દો અસ્પષ્ટ થતો હોય ત્યાં તેને બદલો.
ઉદાહરણ તરીકે, ‘અમે ટીમ સાથે યોજનાની સમીક્ષા કરીશું અને તે તૈયાર થશે ત્યારે તેઓ તેને મોકલશે’ અનેક પ્રશ્નો અનુત્તરિત રાખે છે. કોણ શું મોકલશે, અને ક્યારે? ‘મંગળવારની સમીક્ષા પછી માયા અંતિમ યોજના ટીમને ઈમેલ કરશે’ જેવો સુધારો કરવાથી કરવાનું કામ સ્પષ્ટ થાય છે. તમારા સંદેશ માટે સાચી હોય એવી વિગતો જ વાપરો.
કોઈ ભાગ શોધવામાં મદદ મળતી હોય તો ઑડિયો વાગે ત્યારે સાથે લખાણ પણ જુઓ. ખરેખરા સુધારા તમારી મૂળ લખાણની ઍપમાં કરો, પછી સુધારેલી આવૃત્તિ સાંભળવી હોય તો નવી નકલ ઇમ્પોર્ટ કરો.
5. અંતે આંખે જોઈને તપાસો
ઑડિયો સમીક્ષાનો માત્ર એક તબક્કો છે. મોકલતાં પહેલાં મૂળ નકલમાં પ્રાપ્તકર્તા, તારીખો, લિંક્સ, રકમો, જોડણી અને ફૉર્મેટિંગ તપાસો. કોષ્ટકો, આકૃતિઓ અને પાનાની ગોઠવણી પર જેનો અર્થ આધાર રાખે છે એવી અન્ય માહિતીની સમીક્ષા કરો. ટાંકેલી સામગ્રી તેના મૂળ સ્રોત સાથે સરખાવીને વાંચો.
ક્યારે અટકવું તેનો એક ઉપયોગી માપદંડ સરળ છે: મુખ્ય મુદ્દો સ્પષ્ટ હોય, જ્યાં જરૂરી હોય ત્યાં આગળનું પગલું સ્પષ્ટ હોય અને વિગતો ચકાસાઈ ગઈ હોય. કૃત્રિમ અવાજ પાસેથી સંપૂર્ણ રજૂઆત મેળવવી એ તમારો હેતુ નથી. તમારા શબ્દો તમે જે કહેવા માંગતા હતા તે જ કહે છે કે નહીં, એ તમે નક્કી કરી રહ્યા છો.
Read Aloud સાથે એક વાર સાંભળીને તપાસો
Read Aloud સબ્સ્ક્રિપ્શન આધારિત ઍપ છે. સબ્સ્ક્રિપ્શન લેતાં પહેલાં Try It First વડે તમે ઍપમાં આપેલી નમૂના સામગ્રી સાંભળી શકો છો; તમારા પોતાના મુસદ્દા ઇમ્પોર્ટ કરવા અને સાંભળવા માટે સક્રિય સબ્સ્ક્રિપ્શન જરૂરી છે. ખરીદતાં પહેલાં તમારા સ્થાનિક App Store માં હાલની કિંમત અને સબ્સ્ક્રિપ્શનની શરતો તપાસો.
સાંભળવાનો અનુભવ તમને અનુકૂળ આવે છે કે નહીં તે જાણવા આપેલો નમૂનો અજમાવો. સબ્સ્ક્રિપ્શન લેવાનું નક્કી કરો ત્યારે એક નાના મુસદ્દા અને ઉપરનાં પાંચ પગલાંથી શરૂઆત કરો. મૂળ નકલ સાચવી રાખો, ધ્યાનથી સાંભળો, વિચારીને સુધારો કરો અને મોકલતાં પહેલાં છેલ્લે આંખે જોઈને તપાસો.