Thử rà soát bản nháp bằng đôi tai
Bạn đã đọc đi đọc lại bản cập nhật dự án đến mức câu nào cũng trở nên quen thuộc. Trước khi gửi, hãy thử nghe những gì mình viết. Cụm từ bị lặp, chỗ chuyển ý đột ngột hay câu mất quá lâu mới đi vào trọng tâm có thể dễ nhận ra hơn khi bạn không còn vô thức tự bổ sung những phần còn thiếu trong đầu.
Đây là một cách khác để rà soát bài viết, không phải lời hứa rằng mọi lỗi đều sẽ được phát hiện. Bạn vẫn là người quyết định cách biên tập. Read Aloud có thể chuyển bản nháp đã nhập thành âm thanh đọc trên iPhone của bạn; ứng dụng không thay thế việc kiểm tra chính tả, xác minh thông tin hay rà soát bằng mắt lần cuối.
1. Chọn một bản nháp ngắn mà bạn được phép nhập
Bắt đầu bằng một đoạn viết ngắn: lời mở đầu bản tin, thông báo sự kiện hoặc bản cập nhật dự án. Giữ bản gốc có thể chỉnh sửa trong ứng dụng bạn dùng để viết. Xuất một bản sao thành tệp DOCX, TXT hoặc PDF được hỗ trợ, rồi nhập bản sao đó vào Read Aloud.
Hãy dùng bản nháp không chứa thông tin mật cho lần thử đầu tiên. Một số tính năng có thể cần xử lý trên máy chủ, vì vậy hãy xem chính sách quyền riêng tư và các quy định tại nơi làm việc trước khi nhập tài liệu riêng tư hoặc tài liệu của khách hàng. Đừng mặc định rằng mọi tài liệu đều được xử lý hoàn toàn trên thiết bị của bạn.
2. Kiểm tra xem bạn có đang nghe đúng văn bản không
So sánh văn bản đã nhập với bản gốc trước khi đánh giá cách viết. Các đoạn có đúng thứ tự không? Tiêu đề, chân trang hay số trang có bị lẫn vào câu không? Một chỗ ngắt lạ hoặc cụm từ bị thiếu có thể do quá trình trích xuất văn bản, chứ không phải do bản nháp của bạn.
Nếu bố cục PDF khiến thứ tự đọc khó hiểu, hãy thử một bản sao DOCX hoặc TXT đơn giản hơn. Đối chiếu tên riêng, số và chữ viết tắt với bản gốc: chỉ riêng cách phát âm khác thường không có nghĩa là từ đó bị viết sai chính tả.
3. Nghe một lượt để hiểu nội dung
Chọn một giọng đọc có sẵn và tốc độ thoải mái. Ở lượt này, hãy nghe như thể bạn mới nhận được thông điệp lần đầu. Tự hỏi ba câu: Ý chính là gì? Còn thiếu thông tin nền nào? Người đọc cần làm gì tiếp theo, nếu có?
Tạm dừng khi thấy có điều chưa rõ và ghi chú ngắn trong ứng dụng ghi chú bạn thường dùng. Ví dụ: “Đoạn hai: giải thích hạn chót này dành cho việc gì.” Bạn không cần viết lại từng câu trong lúc nghe. Trước hết, hãy xác định chỗ nào có thể khiến người đọc không theo kịp mạch ý.
4. Nghe lại để tìm câu cần chỉnh sửa
Giờ hãy tập trung vào những đoạn bạn đã đánh dấu. Chú ý các từ bị lặp, phần dẫn vào câu quá dài và đại từ không rõ đang chỉ ai hoặc điều gì. Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi sự lặp lại hay rút ngắn tất cả các câu. Giữ phần lặp nếu nó giúp nhấn mạnh; sửa nếu nó làm mờ ý chính.
Ví dụ, “Chúng tôi sẽ cùng nhóm xem lại kế hoạch và họ sẽ gửi nó khi đã sẵn sàng” vẫn để ngỏ nhiều câu hỏi. Ai gửi cái gì, và khi nào? Sửa thành “Sau buổi rà soát vào thứ Ba, Maya sẽ gửi bản kế hoạch cuối cùng cho nhóm qua email” sẽ làm rõ hành động. Chỉ dùng những chi tiết đúng với thông điệp của bạn.
Theo dõi văn bản trong lúc phát âm thanh nếu cách đó giúp bạn tìm đúng đoạn. Thực hiện các chỉnh sửa trong ứng dụng bạn dùng để viết bản gốc, rồi nhập một bản sao mới nếu muốn nghe phiên bản đã sửa.
5. Kết thúc bằng việc rà soát bằng mắt
Nghe chỉ là một lượt rà soát. Trước khi gửi, hãy kiểm tra người nhận, ngày tháng, đường liên kết, số tiền, chính tả và định dạng trong bản gốc. Xem lại bảng, sơ đồ và những thông tin khác có ý nghĩa phụ thuộc vào bố cục trang. Đối chiếu các đoạn trích dẫn với tài liệu nguồn.
Một mốc dừng hữu ích rất đơn giản: ý chính đã rõ, hành động tiếp theo được nêu cụ thể khi cần, và các chi tiết đã được kiểm tra. Bạn không cố đạt được một màn đọc hoàn hảo từ giọng nói tổng hợp. Bạn đang xác định xem lời văn có truyền tải đúng điều mình muốn nói hay không.
Thử rà soát bằng cách nghe với Read Aloud
Read Aloud là ứng dụng theo gói đăng ký. Trước khi đăng ký, Try It First cho phép bạn nghe nội dung mẫu có sẵn; để nhập và nghe bản nháp của chính mình, bạn cần có gói đăng ký đang hoạt động. Hãy kiểm tra mức giá và điều khoản đăng ký hiện hành trong App Store tại khu vực của bạn trước khi mua.
Nghe thử nội dung mẫu có sẵn để xem trải nghiệm nghe có phù hợp với bạn không. Khi quyết định đăng ký, hãy bắt đầu với một bản nháp ngắn và năm bước ở trên. Giữ lại bản gốc, nghe kỹ, chỉnh sửa có cân nhắc và rà soát bằng mắt lần cuối trước khi nhấn gửi.